Impacto del proceso administrativo

1.    Planeación:

·         Objetivos: Ser un catalizador de cambio, accionando la participación y colaboración ciudadana para y con las autoridades, con la única finalidad de buscar un mejoramiento en el bienestar de la comunidad.

·         Programas

¨ Si vez algo, haz algo: invita a todos los ciudadanos a participar activamente reportando de manera oportuna cualquier situación que sea digna de señalar (injusticia social, corrupción, violencia, comportamiento ilegal, temas de seguridad, etc.) con el fin de prevenir y alertar a sus familiares, vecinos y al resto de su comunidad.

¨ Observador ciudadano: el CIC invita a los ciudadanos responsables y comprometidos con el bien de su comunidad y que quieren hacer las cosas bien, a promover el reporte del malfacer de otros ciudadanos, haciendo públicas y transparentes sus malas acciones aún y cuando esto no signifique una pena más allá del reproche colectivo.

¨ #mtymuybien: el CIC invita a todos los ciudadanos a reportar todas aquellas acciones que están bien y son dignas de ser reconocidas y replicadas.

¨ Perspectiva ciudadana: la propuesta del Centro de Integración Ciudadana es que a través del Plan C – El Plan Ciudadano – la ciudadanía se involucre y participe a través de cinco acciones principales: Participar, Reportar, Apoyar, Aportar y Opinar. Con este plan comenzó el CIC hace 5 años

¨ Tu ciudad prendida: invita a todos los ciudadanos a reportar de manera continua las luminarias fundidas o en mal estado para que se les pueda dar mantenimiento y se encuentren siempre funcionales.

¨ Adopta un bache: compromete a los ciudadanos de la zona metropolitana de Monterrey a cambiar su papel y pasar de ser sólo expectadores y esquivadores de baches a ser detectores del problema e iniciadores del proceso de solución a través de su denuncia.

·         Políticas

¨ Generales

¨ Acceso a Instalaciones

¨ Limpieza y Orden

¨ Requisiciones

¨ Ahorro de Recursos

¨ Juntas de Resultados

¨ Viáticos

¨ Vacaciones

¨ Días Festivos

¨ Incapacidades

·         Procedimientos

¨ El CIC tiene varias áreas para dar un apoyo integral, se comprende del área de Psicología, Legal, Servicios Públicos, Comunicaciones, además de las áreas internas como diseño gráfico, ventas y recursos humanos; cada una de ellas se maneja de distinta forma:

¨ Servicios Publicos: Los ciudadanos hacen su reporte a travez de los diferentes medios, ya sea vía Twitter, Facebook, Whatsapp o la aplicación para celular Tehuan, reciben de vuelta un numero de reporte y le pueden dar seguimiento a través de la pagina de internet www.tehuan.cic.mx

¨ Legal: Los ciudadanos pueden llamar para solicitar asesoría legal, reportar extorsiones o personas desaparecidas a cualquier hora del día, si requieren levantar una denuncia, lo pueden hacer a través del CIC, ellos fungen como intermediarios entre los ciudadanos y las autoridades, brindándole siempre asesoría al ciudadano.

¨ Psicología: Se especializa en atender a victimas de delitos de alto impacto, entiéndase por esto, delitos como Secuestro, robo con violencia, violaciones y cualquier delito que pueda dejar una marca física o psicológica en la victima. También ofrecen asesorías telefónicas en caso de crisis.

·         Presupuestos

¨ Sobre los presupuestos no me brindaron información ya que son procesos internos de la empresa, pero por ser una asociación civil, gran parte de los ingresos son por donaciones y por convenios de participación con los municipios de Nuevo León, Saltillo, Puebla y Durango.

·         Proyectos

¨ El principal proyecto que tiene el CIC es el de apoyar de forma integral a la ciudadanía

¨ Buscan que el modelo del CIC se reproduzca a nivel nacional e internacional

2.    Organización:

·         División del trabajo

1.    Atención ciudadana

a.    Legal

b.    Servicios Públicos

                                                                                          i.    Whatsapp

                                                                                         ii.    Twitter

                                                                                        iii.    Facebook

                                                                                       iv.    Tehuan

2.    Comunicaciones

a.    Psicología

b.    Ventas y Publicidad

c.     Diseño Gráfico

d.    Desarrollo Social

3.    Tecnologías

a.    Sistemas

b.    Análisis

4.    Administración

a.    Dirección

b.    Pagos

c.     Recursos Humanos

·         Coordinación

¨ En ocasiones es necesario que las áreas trabajen juntas para darle apoyo a los ciudadanos, solo en esos casos se compartirán información sensible del ciudadano, para poderle dar atención integral.

¨ Fuera de las ocasiones en que dan atención en conjunto a un ciudadano, las áreas no tienen comunicación entre sí, pero entre las diferentes áreas no saben cuáles son los proyectos en los que están trabajando los demás, una propuesta de comunicación entre áreas es que cuando se inicia un nuevo proyecto, se imparta un pequeño taller a las demás áreas de trabajo para que todos entiendan al menos el funcionamiento básico del proyecto

3.    Dirección:

·         Toma de decisiones

¨ Siempre que se va a tomar una decisión importante se realiza una junta con los directores de cada área, dirección general y el presidente del consejo para deliberar cual es la forma más viable de resolver la problemática a tratar.

·         Integración

¨ El CIC cuenta con expertos en cada una de las áreas, siempre procurando mantenerse siempre a la vanguardia.

¨ Constantemente la administración hace sesiones de trabajo a la que están invitados todos los empleados para compartir los resultados de los proyectos realizados y las decisiones que se han tomado, así como el impacto que esperan que tenga en la asociación.

·         Motivación

¨ Ofrecen una serie de incentivos a cambio del buen desempeño de los empleados, como lo son un convivio mensual para festejar los cumpleaños del mes, el evento de nombre UNIDOS que son una serie de actividades de esparcimiento y trabajo en equipo, vacaciones por temporada navideña debido a que disminuye notablemente el trabajo, todos estos dependen directamente de los resultados que se obtienen mensualmente.

·         Comunicación

¨ Aunque procuran mantener una comunicación activa, hay muchas fallas de comunicación, lo que ha ocasionado algunos problemas, desde situaciones sencillas como esperar una llamada de alguna persona y no indicárselo a los recepcionistas hasta situaciones más complejas como recibir un citatorio de gobierno del estado y no informarles a todas las áreas que están involucradas en el tema.

·         Autoridad

¨ Las figuras de autoridad dentro de la empresa son evidentes, en general todos se muestran muy respetuosos y el trato es más bien coloquial aun entre las diferentes jerarquías

·         Delegación

¨ La asociación tiene al presidente del consejo, el maestro Enrique Alanís

¨ Después está el Director general, Eduardo Garza

¨ Luego los cuatro directores de las diferentes áreas

1.    Perla Montemayor, Directora de Atención legal y ciudadana

2.    Adrián Cardeña, Director de comunicaciones

3.    Remigio Morales, Director de Tecnologías

4.    Alejandra Soria, Directora de Recursos Humanos

·         Liderazgo

¨ Los cuatro directores son los encargados de supervisar e incentivar a sus empleados según su criterio, por ejemplo, la Directora de Atención Legal y ciudadana hace una junta mensual con su equipo para discutir los temas del área y hacen un pequeño convivio. El Director de Tecnologías les permite jugar videojuegos ya no hay trabajo pendiente, esto funciona como un estímulo para que los empleados se esfuercen por hacer bien su trabajo y se sientan cómodos con sus actividades

4.    Control:

·         Establecimiento de estándares

¨ Los resultados se miden en métricas, ya sea de reportes o de casos atendidos y han ido incrementando desde la creación del CIC en el 2011, cada vez hay más ciudadanos enterados de la labor del CIC, esto compromete a la asociación a mantener sus estándares cada vez más altos

·         Medición de resultados

¨ Los resultados se miden en base a métricas obtenidas del número de reportes y de casos que atendió cada área de igual manera se toman en cuenta los comentarios que los ciudadanos realizan por los diferentes medios

·         Comparación

¨ El CIC se ha mantenido en crecimiento desde su creación, comenzó como una pequeña oficina y ha ido creciendo hasta lo que es el día de hoy, ya no solo opera en Monterrey y el área metropolitana, ahora también se encuentra replicado su sistema en Saltillo, Puebla y Durango, además es reconocido internacionalmente, ha tenido presencia en asambleas de seguridad publica en Estados Unidos y se planea que próximamente se replique el modelo en Colombia, esto habla del gran crecimiento que ha tenido la asociación. Hablando de métricas y números, se han mantenido al alza desde sus principios.

·         Detección de desviaciones

¨ El CIC se ha mantenido firme en sus objetivos por lo que las desviaciones que ha tenido la empresa han sido mínimas, casi siempre ha sido solamente que los proyectos no tienen el impacto que se esperaba.

·         Corrección de desviaciones

¨ En caso de que los proyectos no tienen el impacto deseado, se sustituyen por uno nuevo que se enfoque más en las áreas de oportunidad que presentó el proyecto anterior

·         Retroalimentación

¨ En el CIC procuran no solo enfocarse en las situaciones negativas para dar retroalimentaciones, por el contrario, procuran que los comentarios sean positivos por mínimos que estos sean.

El Centro de Integración Ciudadana es una Asociación Civil Joven, por lo que su administración no es tan rígida como se espera de las empresas, además, el ambiente de trabajo que genera la administración repercute positivamente en los empleados, porque aunque evidentemente hay roces entre ellos, trabajan de forma armoniosa, siempre  pensando en el bien común, quizá haya algunas fallas de comunicación entre empleados, pero en general son por situaciones personales, por lo que no les es posible a los administradores tomar cartas en el asunto.

La administración del CIC cambió hace alrededor de dos años, cuando Eduardo Garza fue designado Director General, esta decisión cambió radicalmente la forma de trabajo y reforzó los objetivos de la asociación, es la toma de decisiones más importante que ha tenido el CIC y afortunadamente fue para mejorar, pues el anterior director tenía ideas más rígidas, el nuevo director tiene ideas más innovadoras y enfoques administrativos más dinámicos.

*Los texos en azul son los detalles que no me proporcionaron o en los que noté un área de oportunidad.

Referencias

CIC. (s.f.). Manual de politicas: Oficina. Obtenido de https://1drv.ms/b/s!Aj2oHfvZPxr7iGVR7ElgcYoC0BZj

CIC. (s.f.). Manual de Politicas: Vacaciones. Obtenido de https://1drv.ms/b/s!Aj2oHfvZPxr7iGRyaF1m9ckyE3CE

CIC. (s.f.). Manual de politicas: Viáticos. Obtenido de https://1drv.ms/b/s!Aj2oHfvZPxr7iGM_xvotp6nzpPMB

CIC. (sf). Código de Ética y Conducta. Obtenido de https://1drv.ms/b/s!Aj2oHfvZPxr7iGbn3rGh3kQXPhjC

UnADM. (2016). El Proceso Administrativo. Obtenido de https://unadmexico.blackboard.com/bbcswebdav/institution/DCSA/BLOQUE2/DC/01/C3ADM/U2/Unidad%202.%20Fundamentos%20de%20Administracion.%20Contenido%20Nuclear.pdf